Согласитесь, сложно полноценно переключиться и качественно отдохнуть, когда то и дело нервно хватаешься за телефон.

А нам же нужно, чтобы люди возвращались к работе свежими, загоревшими и полными сил?

Вот как в моей команде организован процесс передачи дел перед отпуском и принятия их после.

Чтобы всё было прозрачно, есть матрица замещения, где расписано, кто кого и по каким темам заменяет на время отсутствия.

Замещение происходит не один к одному, когда вся нагрузка отпускника сваливается на того, кто не успел увернуться. Задачи разбиты по темам и распределены по коллегам в команде.

И когда мы составляем график отпусков, то заранее учитываем, чтобы замещающие были на месте в это время.

Благодаря еженедельным оперативкам, команда в курсе всех задач, поэтому передача не требует чрезмерных усилий.

Если отпуск сотрудника длится 2-3 дня, передача дел обходится без моего участия.

За несколько дней до отпуска сотрудник начинает подготовку:

За один день до отпуска мы садимся с сотрудником и замещающими, проходим по всем задачам и обсуждаем, что критичного должно произойти за это время: судьбоносные встречи по проекту, вехи, сдача документов и прочие события.

После отпуска делаем то же самое, но в обратную сторону.

Полезный побочный эффект от такого подхода — отсутствие тревоги по поводу декретов, больничных и увольнений.

Ни одна задача не пропадёт!